MitOst Governance-Struktur-Prozess

Prozess, Entscheidung, Steuerungsgruppe
MitOst ist in den vergangenen Jahren stark gewachsen – als Organisation, als Netzwerk. Damit geht einher, dass sich Strukturen und Prozesse innerhalb der Organisation verändern. Auf dem MitOst-Camp 2018 sowie der MitOst-Agora haben wir gemeinsam diskutiert, wie unsere Organisationstruktur und Entscheidungsprozesse den aktuellen Umständen angepasst werden können. Der Governance-Struktur-Prozess widmet sich nun genau dieser Herausforderung.

Deshalb haben der Vorstand und die Geschäftsführung von MitOst, basierend auf Ergebnissen des MitOst-Camps und der MitOst-Agora, eine Beschlussvorlage vor die Mitgliederversammlung 2018 gebracht, die einen Prozess zur Überarbeitung der Governance-Struktur von MitOst vorschlägt. Die Mitgliederversammlung 2018 hat diesen Vorschlag angenommen und den Vorstand damit beauftragt, den Prozess bis zur Mitgliederversammlung 2019 durchzuführen.

Um möglichst viele Interessengruppen in diesen Prozess einzubinden, wurde eine Steuerungsgruppe mit neun Personen gebildet. Ljiljana Šotra und Sabrina Schulz vertreten darin den MitOst-Vorstand. Nach einem Bewerbungsverfahren wählte der Vorstand aus dem Kreis der Mitglieder und Alumni Saskia Herklotz, Rozalina Laskova und Stelios Voulgaris in die Steuerungsgruppe. Die MitOst-Geschäftsstelle wird durch Annegret Wulff und Jotham Sietsma als Geschäftsführung sowie Kathrin Oerters und Sebastian Schlüter als Vertretung der Mitarbeitenden repräsentiert.

Governance leitet sich vom französischen Wort "gouverner" ab und bedeutet "verwalten, leiten, erziehen". Im Sinne von Organisationsstrukturen bezeichnet ein Governance-Modell das allgemeine Steuerungs- und Regelungssystem, sowie den Aufbau der Organisation. Der Governance-Struktur-Prozess bei MitOst widmet sich vor allem Entscheidungsprozessen innerhalb unserer Organisation sowie der Organisationsstruktur. 

Was ist die Aufgabe und das Mandat der Steuerungsgruppe?
Die Steuerungsgruppe ist damit beauftragt, den Prozess durchzuführen. Sie hat die Aufgabe, verschiedene Szenarien zu entwickeln und Vorschläge für eine zukünftige Governance-Struktur bei MitOst zu erarbeiten. Diese Vorschläge werden im Mai beim MitOst-Camp 2019 mit Mitgliedern, Alumni und Mitarbeitenden diskutiert und gemeinsam weiterentwickelt. Im Anschluss werden daraus konkrete Vorlagen für die Mitgliederversammlung 2019 erarbeitet.

Was ist bisher passiert?
Im Dezember trafen sich die Mitglieder der Steuerungsgruppe zum ersten Mal. Ziel des Treffens war es, ein gemeinsames Verständnis der Aufgabe und des Mandats zu entwickeln. Durch Fallbeispiele erhielt die Gruppe Einblicke in Entscheidungsprozesse der vergangenen Jahre. Ergebnis des Treffens war ein konzeptioneller Rahmen für die Arbeit und ein Arbeitsplan für die kommenden Monate.

Anschließend hat sich die Gruppe in drei Arbeitsgruppen aufgeteilt. Eine Teilgruppe widmete sich dem konzeptionellen Rahmen, arbeitete Prinzipien aus, die den Prozess leiten sollen, und setzte die Analyse der Fallbeispiele und Entscheidungsprozesse vergangener Jahre fort. Eine zweite Gruppe trug Wissen und Erfahrungen von Experten und anderen Organisationen zusammen, die für den Prozess interessant sind. Die dritte Gruppe sorgte für die Einbindung verschiedener Interessengruppen der MitOst Community, um sowohl deren Betroffenheit durch Entscheidungsprozesse bei MitOst als auch deren Wissen in den Prozess zu integrieren.

Im März traf sich die Steuerungsgruppe zu einer vier tägigen Klausur mit folgenden Ergebnissen:

Leitprinzipien
Die Leitprinzipien sollen als Kompass für den Governance-Struktur-Prozess bei MitOst dienen. Sie beziehen sich einerseits auf den Prozess und seine Gestaltung. Andererseits hat die Steuerungsgruppe damit einige wichtige Merkmale einer künftigen Governance-Struktur für MitOst herausgearbeitet. Sie werden derzeit textlich überarbeitet und werden in Kürze hier veröffentlicht.

Ergebnisse der Stakeholder Interviews
Mithilfe von Interview haben die Mitglieder der Steuerungsgruppe herausgearbeitet, welche Qualitäten und spezifischen Funktionen die Befragten erhalten und schützen sowie neu schaffen und weiterentwickeln möchten. Die Interviews werden in den kommenden Wochen fortgesetzt.

Mögliche Governance Modelle
Beim März-Treffen wurden drei Governance-Modelle entwickelt. Sie zeigen unterschiedliche Möglichkeiten auf für die Organisation der Beziehungen im Netzwerk, die Organisation übergreifender Aktivitäten und Funktionen sowie die Art und Weise, wie Sensemaking, Strategieentwicklung und Steuerung organisiert werden und welche Rechtsformen sich anbieten. Das erste Modell stellt den Verein in den Mittelpunkt, das zweite Modell verwendet eher einen Netzwerkansatz. Im dritten Modell sind die Einheiten noch lockerer gekoppelt.

MitOst-Camp
Das MitOst-Camp vom 24.-26. Mai ist ein Meilenstein im aktuellen Governance-Struktur-Prozess. Ziel des MitOst-Camps ist es, die Vorschläge für eine zukünftige Governance-Struktur von MitOst zu diskutieren, einen oder mehrere davon weiterzuentwickeln und den Prozess bis zur Beschlussvorlage in der Mitgliederversammlung am 5. Oktober 2019 zu entwerfen.

Ausblick
Das nächste Treffen der Steuerungsgruppe findet am 30. April statt. Ziel des Treffens ist es, die Modelle für die Vorstellung beim MitOst Camp vorzubereiten.

Mitmachen und Feedback

Ihr habt Fragen zum Prozessverlauf, zu den Arbeitsschritten, wollt euch beteiligen oder könnt mit uns Expertenwissen teilen? 

Ihr erreicht uns unter coregroup(at)mitost.org. Feedback kann uns auch anonym hier via Google Forms mitgeteilt werden

Wie könnt ihr euch beteiligen?
Wir möchten den Prozess offen gestalten, aktuelle Informationen und Zwischenergebnisse des Prozesses mit euch teilen und euch und andere Stakeholder einbeziehen. 

Gebt uns Feedback
Eure Fragen, eure Kommentare und Kritik sind willkommen. Kennt ihr Organisationen, die ein interessantes Governance-Modell haben, oder habt ihr andere Ideen, die uns für den Prozess inspirieren könnten? Bitte kontaktiert uns per E-Mail, telefonisch im MitOst-Büro oder persönlich beim MitOst-Camp oder bei einer anderen Gelegenheit.

Nehmt an Diskussionen teil
Informationen zum Prozess werden hier veröffentlicht und online könnt ihr Details auch in einem Diskussionsforum auf der Plattform Bosch Alumni Network diskutieren. Dazu logt ihr euch auf boschalumni.net ein (registriert euch, falls ihr das noch nicht getan habt). Ihr findet unter "Gruppen" auch MitOst. In dieser Gruppe findet ihr unter dem Menüpunkt "FAQ" das Diskussionsforum zum Prozess. Wir planen Online-Sessions vor dem MitOst-Camp im Mai, um eure Fragen und Anregungen direkt mit euch zu diskutieren.

Teilt eure Ansichten mit
Wir planen Interviews mit den wichtigsten Interessengruppen. Das heißt, einige von euch werden von der Steuerungsgruppe kontaktiert, und wir würden uns freuen, wenn ihr eure Erfahrungen, Perspektiven und Gedanken mit uns teilt und uns dafür etwas Zeit schenkt.